Privacyreglement SSV Eemland

Contactgegevens: 
Postadres: p/a Hommel 50, 3766 HN  Soest
Website: https://www.ssveemland.nl
E-mail: sec@ssveemland.nl

Dit algemene privacy reglement beschrijft hoe SSV Eemland omgaat met uw persoonsgegevens conform de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). 

SSV Eemland verwerkt uw persoonsgegevens met als wettelijke grondslag het gerechtvaardigd belang (het kunnen uitvoeren van verenigingsactiviteiten), of toestemming(bijv. van oud-leden). Daarbij zorgen we ervoor dat persoonsgegevens alleen verwerkt worden voor de specifieke doelen waarvoor ze verzameld zijn. Dit zijn:

  • het effectueren van het lidmaatschap
  • het versturen van facturen (contributie, abonnementen, evenementen) 
  • het samenstellen van de trainingsgroepen
  • het monitoren van de ontwikkeling van de schaats/skeelervaardigheid
  • het versturen van nieuwsbrieven, nieuwsflitsen
  • het verzorgen van inschrijving voor wedstrijden
  • algemene communicatie over verenigingszaken

SSV Eemland verwerkt niet méér persoonsgegevens dan noodzakelijk is voor bovenstaande doelen. SSV Eemland verwerkt persoonsgegevens bij:

  • inschrijving als lid
  • aanvraag proefles/clinics 
  • inschrijving voor een verenigingsevenement
  • aanvang trainerschap/vrijwilligersfunctie 

SSV Eemland verwerkt de volgende persoonsgegevens:

  • voor- en achternaam
  • geslacht
  • geboortedatum
  • adresgegevens
  • emailadres(sen), incl. ouders/verzorgers
  • telefoonnummer(s), incl. ouders/verzorgers
  • aanvang lidmaatschap/trainerschap/vrijwilligersfunctie
  • einde lidmaatschap/trainerschap/vrijwilligersfunctie
  • relatienummer KNSB
  • lidmaatschapsnummer SSV Eemland
  • soort trainingsabonnementen
  • bankrekeningnummers

SSV Eemland registreert indien van toepassing:

  • wedstrijduitslagen
  • clubrecords
  • kwalificaties/diploma’s trainers
  • VOG-verklaringen van vrijwilligers 
  • functie binnen de vereniging

De gegevens van personen jonger dan 16 jaar worden aangemerkt als bijzondere persoonsgegevens.

SSV Eemland deelt uw gegevens met:

  • KNSB i.v.m. bondscontributie/verzekering
  • Baanvereniging Utrecht i.v.m. afgifte abonnement
  • De Vechtsebanen i.v.m. afgifte abonnement/toegangspas
  • AllUnited i.v.m. ledenadministratie

SSV Eemland zal onder geen enkele voorwaarde uw gegevens verkopen of verstrekken aan derden anders dan de hierboven genoemde partijen. Voor de uitwisseling van gegevens is waar vereist een verwerkingsovereenkomst opgesteld.

Om uw gegevens op een passende manier te beschermen, wordt voor de administratie van uw gegevens gebruik gemaakt van gespecialiseerde software. Uw gegevens worden op een beveiligde manier beheerd en vertrouwelijk behandeld. De toegang tot uw gegevens wordt beperkt door alleen aan personen die de gegevens gebruiken voor de beschreven doelen, toegangsrechten te geven.

U heeft een aantal rechten, zoals het recht op inzage, correctie en verwijdering van uw gegevens.

  • U kunt als lid uw eigen gegevens inzien en zo nodig wijzigen. Voor toegang tot uw gegevens krijgt u de beschikking over een gebruikersnaam en wachtwoord. 
  • U heeft ook het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij SSV Eemland een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u hebben in een bestand naar u of een andere, door u genoemde vereniging, te sturen.
  • Als actief lid kunnen uw persoonsgegevens niet verwijderd worden.
  • SSV Eemland bewaart uw persoonsgegevens zolang als het nodig is voor het doel waarvoor ze verzameld zijn. Gegevens van oud-leden, mits aan alle betaalverplichtingen is voldaan, worden binnen uiterlijk 3 maanden na opzegging verwijderd, tenzij ze toestemming geven om hun gegevens te bewaren.

SSV Eemland gebruikt geen cookies of vergelijkbare technieken. SSV Eemland maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming, inclusief profilering.

Bij het organiseren van wedstrijden of evenementen kunnen foto’s en/of filmpjes gemaakt worden. Dit beeldmateriaal kan door SSV Eemland gepubliceerd worden middels plaatsing op de website of in gedrukte of social media. Indien u of uw minderjarig kind wel aan activiteiten wil deelnemen, maar niet in (online) media terecht wil komen, kunt u daar bezwaar tegen maken door dit aan te geven bij uw persoonijke gegevens of een mail te sturen naar de secretaris, sec@ssveemland.nl.

Daarnaast willen wij u erop wijzen dat wedstrijduitslagen worden opgenomen in de SARA database, op de BC Utrecht website, de website Marathonschaatsen Utrecht e.d.. Dit loopt niet via SSV Eemland. Bij deelname aan wedstrijden gaat u akkoord met het vastleggen en publiceren van de wedstrijduitslagen. 

Heeft u vragen over de gegevensbescherming bij SSV Eemland, neem dan contact op met de secretaris, sec@ssveemland.nl.

SSV Eemland wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link.

Dit reglement wordt ten minste eens in de 2 jaar herzien.

6 november 2018

 

Downloads: